新时期下办公室行政管理工作的思考

　　系办公室是教学管理与行政管理两者融为一体的综合性办公机构，从行政管理的角度来看，它面对的工作主要是学校各部门以及本系下达的各项行政管理工作，面对的人员主要是领导和教师，从教学管理方面来看，面对的工作主要是教学事务性工作，面对的工作对象主要是教师和学生。系办行政管理工作主要有以下职能：

　　系主任的重要助手

　　系教学秘书对上级机关的部署结合本系领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果，对加强教学管理、维护正常教学秩序、保证教学质量起到组织、执行的重要作用。

　　系主任的主要参谋

　　系秘书要深入教学第一线，了解教学情况并听取意见、总结经验、提出改革建议，如对于教学计划的执行、理论教学和实践教学中存在的问题及学生对老师教学情况的反映作及时了解，向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导参谋。

　　协调和沟通的功能

　　美国管理学者怀特说：“行政乃是为完成某种目的时，对许多人所做的指挥、协调和控制”。系办在行政管理工作中的确需要负责协调工作，以维持正常的教学秩序，及时转达传送学校以及主管部门的各项工作精神，主动协调好各部门的关系。它既要协调好本系各教研室间的关系，还是协调好本系与学校各部门之间、系与系之间联系的窗口，还是系领导与教师间沟通的桥梁，同时也是教师与学生间信息传递的渠道，起着承上启下、联系内外的枢纽作用。

　　保障作用

　　保证学校各主管部门以及本系分派和布置的各项具体事务工作，能及时有效地完成保证系领导集中精力思考和处理教学工作中的重大问题。同教师建立良好的教学工作关系，倾听他们的意见，充分调动老师的积极性，齐心协力完成各项任务。系办工作涉及的是非常具体、非常实际的工作，体现的是一种“于细微处见精神”的工作实绩。

　　系办的工作任务繁杂，事务性强，有大量的常规工作，在事情纷繁的系办，常会给人以慢无边际，无所适从的感觉。以我系(计算机系)为例，若将其作一归类，系办所有工作大致可分为三类，其一是教务工作。包括了解系教学情况，安排系教学质量检查和检查落实执行结果；负责教学任务表、教学进度表、教学计划、教师任课安排表、授课计划的上传、下发及各种文件发放和管理；负责教师业务档案的整理；负责每学期工作量的统计和教师超工作量报酬的核算及汇总；负责本系期末考试监考人员的安排；负责本部门各专业的教材配套和汇总上报；负责本系学生的成绩管理；在系主任的领导下，具体执行并上传下达本系各专业的课程设计、实习的时间、地点及辅导教师的安排等。其二是行政管理工作。包括承担各种信息的传递与交流，经费管理，系办公用品及办公设备的采购和行政管理工作，执行系人事考勤制度，建立全系简易人事档案，日常维修的协调工作，承担校、系领导临时安排的事务性工作等。其三是文秘工作。包括各类文件档案管理，学生成绩等。

　　面对如此繁多的事务性工作，系办工作人员要注意掌握工作的整体性、有序性、连续性和时效性的原则，力图使多种无声枯燥的工作显现出节奏性，学会区分工作的日常性、阶段性、及时性和目标性。分清轻重缓急，在时间上做出合理安排。例如，大部分行政和文秘工作可看做日常性工作，它自始至终贯穿于整个学期之中，具有连续性；而大部分教学管理工作则可看做阶段性工作。在学期结束、开学及学生毕业时，大量的教学事务性工作犹如潮涌，使人应接不暇，具有突击性；各种信息传递和协调等行政管理工作thldl.org.cn主要体现了及时性，要限定在短时间内必须准时、准确地完成行政管理工作任务。如果未按时完成登录工作，必然影响全校学生成绩的及时汇总，从而造成补考课程、补考时间、学籍处理等一系列工作安排均不能进行和开展的连锁反应，使全校教学工作处于被动之中，不利于教学工作的正常进行。