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董事长秘书怎么样

时间:2014-06-13 来源:THLDL
  我们常常听起周遭有人提及董事长秘书这一职业。我们通常在理解层面上将这个词想成是一个企业体系内的“一人之下,万人之上”的境地。其实不然,董事长秘书这份职业并没有大众理解上的高大上,这份职业极具挑战,对年轻人富有吸引力,对人生职业规划很有帮助。我们建议,想成为一名优秀的董事长秘书,首先请大家搞清楚一个问题:董事长秘书怎么样
 
  在通常意义的理解上秘书是三大万能职业之一。就是说,一个想成为董事长秘书的人不仅要在办事办文办会三方面专业熟练,更要有丰富广泛包罗万象的知识。出能接待入能协调,帮得了领导应酬了客户。我们对董事长秘书怎么样的问题分析后,对这个问题有了更深刻的认识。
董事长秘书怎么样-董事长秘书工作职责内容
  我们建议,想成为一名合格继而优秀的董事长秘书最好在学好秘书学相关知识的同时,掌握会计,管理,人力资源,公共关系这几方面也算比较核心的知识,有必要开车也要会。偶尔领导的私事也需要你完成。随机应变能力要强,组织策划能力要强,遇到具体问题再具体分析吧,祝秘书们好运。
 
  董事长秘书的第一步是要学会“尊重”。只有董事长秘书尊重了才会认同,才会尽心为领导服务。工作上细致做好助手,生活上,领导饮食方面,可以多用心一点,让自己成为她的贴心小棉袄,什么时候董事长对你毫无保留,公事私事都交代您办,那就算是一个好总秘了。做到这一步,再回头思索董事长秘书怎么样时,我们就会发现这个职业很有吸引力。
 
  我们理解意义上的董事长秘书要全面了解公司情况,做好上传下达,在工作中要学会接电话技巧,同时对销售技巧和话术有一定的了解,保守公司及总裁秘密,有良好的职业操守。
 
  具体的工作内容和职责如下:
 
  一、办公室内务
 
  1、办公环境:明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐
 
  1)每天准时上班;
 
  2)开窗通风;
 
  3)清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次;
 
  4)清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草;
 
  5)为董事长备好茶水;
 
  6)每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等;
 
  7)及时清理办公、生活垃圾;
 
  8)每周监督吸尘一次。
 
  2、文件管理:流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范
 
  1)对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理;
 
  2)外来红头文件:
 
  向人力资源部索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录;
 
  3)内部红头文件:
 
  作好收文记录并放置在待处理文件夹内;
 
  4)外来公函、通知及文字资料:
 
  及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理;
 
  5)内部通知、公司各部门(单位)递交报告:
 
  及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理;
 
  7)重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
 
  8)每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
 
  9)根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
 
  二、来宾接待
 
  彬彬有礼热情接待
 
  1、笑脸相迎,茶水相待;
 
  2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片;
 
  4、及时向董事长请示;
 
  5、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水);
 
  6、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请;
 
  三、会务服务
 
  准备充分、安排周全、接待周到、组织完善
 
  1、董事会
 
  1)会议议程的拟定;
 
  2)确定与会人员;
 
  3)会议通知起草和发送;
 
  4)会议文件的准备;
 
  5)会议场所的确认及会场布置;
 
  6)会议签到及记录;
 
  7)与会人员的接待工作。
 
  2、工作会
 
  1)检查会场环境是否干净整洁;
 
  2)检查会议通知是否到位;
 
  3)检查会议文件准备是否齐备;
 
  4)会议人员的接待;
 
  5)会议期间的服务。
 
  四、完成董事长交代的其他事宜。
 
  想成为一名优秀的董事长秘书,仅仅想靠上面的工作细节是远远不够的,这份职业除了对自己能力素质的要求外,还对人的悟性有一定的考验。比如说“察言观色”,光是这一点,很多在通往董事长秘书这一职业道路上的许多年轻人就已经不合格了。

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