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原创 | 电子邮件正确的使用姿势

时间:2016-12-30 来源:THLDL
文/THLDL 首发自政商对话(ID:zhengshangduihua),原标题为《你了解使用电子邮件的正确姿势吗?》
 
  企业QQ,微信,钉钉,或者公司内网,你有众多可以选择的职场沟通工具,但是在使用以上沟通工具时,我相信几乎每个职场人士都会碰到一个问题,当你在与同事或者客户沟通一项非常重要的工作时,明明之前的细节都谈好了,但当出现问题时,你需要去一页一页的翻聊天记录,来最终确定到底是哪个环节出了问题。
 
  而对于这个问题,我们完全可以通过电子邮件来搞定,但是如何写好一份电子邮件?这个"好"该如何定义呢?
 
  电子邮件也是非常普遍的一项职场沟通工具,自然也会因为使用方法与策略不同而带来不同的效果,甚至会给你带来意料不到的灾难。
 
  以下几种使用电子邮件的正确姿势,希望你能get√!
 
  一、最佳顺序
 
  附件:附件是最容易忘记的,正如它的名字,所以要首先添加。
 
  正文:在写正文时,你也许会需要调整标题及收件人及抄送,所以在附件后,先添加正文。
 
  标题:放在正文之后,是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」。
 
  收件人:没有收件人,这封邮件是无法发送的,所以收件人最后添加,不会因手误错点发送而导致直接发送出去。
 
  二、主题明确,言简意赅
 
  在职场中,我们要尊重一个人,首先要替彼此节省时间,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人与自己的时间,要把有价值的信息提炼出来,切忌长篇大论,言之无物。题目要明确表明事情的内容,切忌空白标题。多次转发过程中,要记得把"re:fw:re:re:re"删除干净。
 
  三、正文通顺,逻辑恰当
 
  正文是一封邮件的核心,在撰写是要合理组织语言文字,将所有内容一次说清,注意简练,考虑不周全,不要后续补发更新邮件。
 
  学会用倒金字塔叙事。在邮件的开头,用一段话简练的讲清楚「四个W和一个H」——谁(Who)、什么(What)、何时(When)、为什么(Why)、怎么样(How)。
 
  慎用表情与图片。大多数情况下,职场一般都是严肃的,所以要根据实际情况慎用表情。现在越来越多的人会在手机上查看邮件,如果添加图片,大大浪费了对方看邮件的时间成本和流量成本。并且图片上的文字是无法搜索到的,对于后续工作会造成不必要的麻烦。
 
  四、附件问题
 
  首先,附件不要过大,控制在2M最好。附件少时,不要打包。
 
  其次,务必在正文中说明有无附件,如附件已打包,则还要明确指出,附件中包括哪些内容。
 
  五、其他
 
  一忌不称呼;二忌乱称呼;三忌回复所有人;五忌人名不排序;六忌不分段;七忌主次不分;八忌不感谢;九忌多重结束语;十忌不署名。

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