浅谈办公室管理工作的动态性

　　办公室作为企业一个重要部门，办公室所承担的管理工作是企业必须夯实的一项基础性工作，也是企业整体运作过程中的重要环节。

　　传统的办公室管理工作主要承担着上传下达、办公物品管理、档案管理、制度实施过程中的监督以及其它事务办理等工作，虽然不是企业的核心工作，但工作内容千头万绪，如北京国光公司一名文员就承担着至少有12大项的工作内容，工作效果如何至关紧要。

　　从维护企业运作的稳定性和规章制度的严肃性的角度来看，“按章办事”是办公室工作的主要立足点，原则性极强，必须不偏不倚地执行企业高层管理意图。基于办公室工作的这一特点，办公室工作人员的工作方式一般表现为变通性不强、灵活性不足，有时甚至会表现出静态化乃至是机械化的特性。

　　然而，随着企业管理水平的全面提高，办公室管理工作的静态化特征已经越来越不能适应现代化企业发展的需要。尤其是随着企业规模的不断扩大、各类事务的增多，企业在发展初级阶段可以暂时将其忽略的很多问题，在这时都必须顺次地被提上企业的工作日程上来，而在企业暂时还没有或根本不准备增设新的部门的情况下，企业办公室就成了一个缓冲地带，无形中会被注入很多新的职能，比如执行企业文化、人力资源管理、成本核算等任务。为了适应企业发展阶段性转变的需要，企业办公室必须慎重审视自己的新增职能，并在具体的管理活动中逐步走出静态化管理的惯例，逐步向动态化管理的方向转化。

　　建筑装饰企业的施工现场所实行的动态化管理模式，是一个涉及到操作流程排序、材料采购、人员分配以及过程监控等多个系统的繁杂工程，相比之下办公室工作的动态化管理要单纯一些，可简单地分为“事后动态管理”和“事中动态管理”两类。

　　所谓事后动态管理，可以理解为采用一定的方法或模型，经常性地对以往的留存下来的资料记录进行梳理，找出隐含在这些资料中的规律性的东西，并为以后更好的管理提供一定的依据。例如在公司食堂的管理上，现在采取的管理方法是每天由厨师自己到市场上买菜，由办公室每天对厨师买回来的菜进行检查斤两，然后做下记录，以此证明厨师购物报销凭据的“合法性”。这种管理手法如果仅仅是为了防止以少充多，显然达不到进行深度管理的目的——厨师买了30元的菜，经过检斤，发现没有问题；厨师确实买了60元的菜，检斤还是没有问题；只要没有以少充多，就不会有任何问题——很显然，这种监管手法的本身就存在问题，因为缺少一个相对合理性的参照数据，致使我们不知道究竟要买多少钱的菜才是最为合理，无法进行精确控制，只能实行“半放任”式的模糊管理。不仅仅是食堂管理，包括办公用品、司机用油等，都或多或少地存在这样的问题。

　　从动态管理的立场出发，对于任何一项经常性开支，办公室必须进行这样的一项工作，即把近几个月来的单项开支排序出来，求出平均数，找出最高点和最低点，用数学上的话来说，就是描出了一条开支曲线图，就像大家在炒股时看到的股票市场走势曲线图一样。这样一来，就可以为今后控制该项开支设定一个相对合理的坐标，从而有效地避免以往办公室管理工作thldl.org.cn中过多专注于“合法性”而忽视其“合理性”的弊端。