谈新形势下搞好人事档案管理工作必要性

　　目前就企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案管理管理工作人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。但企业人事档案管理工作，还存在不少问题，主要表现在：随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路，在人才流动频繁的今天被逐渐打破，许多单位用人不再审档，认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位，怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度，根本就没有设立档案管理部门。对人事档案管理的要求有所松动。有些企业尽管有人事档案管理部门，但由于负责管理负责的是企业的组织或人事部门，这些部门不能为企业带来直接的经济效益，所以企业决策者对人事档案管理工作不十分重视，在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题：不严格执行《人事档案管理材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中存在不严格现象；有些企业因办公用房紧张，人事档案管理室一直和办公室在一起。有些企业管档人员在管理上流于形式，仅充当人事档案管理“保管员”的角色，对接收到的员工人事档案，只是在原人事档案管理袋上直接编号就万事大吉；这种不规范的操作导致了人事档案管理内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案管理工作作用，更谈不上为企业决策者提供第一手资料了了。上述这些对人事档案管理欠缺的认识和做法，势必会影响人事档案管理工作在人才资源开发中所起的作用。

　　新时期员人事档案管理工作的思路及对策什么？企业究竟如何管理利用好人事档案，让它发挥出应有的作用，这是需要探讨的问题。笔者认为应从以下几方面入手：

　　一、人事档案的专职人员要专业知识、知识化

　　由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的人事档案管理专业队伍。他们不仅要具有较高的政治素养、敬业精神和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在人事档案管理专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应人事档案管理工作现代化的需要。档案管理人员的用人要通过竞争机制，择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的人才选拔到人事档案管理岗位上来。要经常对档案管理人员进行业务培训，提高人事档案管理管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。要将人事档案管理人员的培养纳入企业人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

　　二、人事管理要信息化，资源共享化

　　信息化是人事档案管理工作thldl.org.cn的重要管理平台和技术支撑，实现人事档案管理信息资源的社会共享是人事档案的发展方向。档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础，开发一些信息软件，利用现代化工具使人事档案管理资源信息化；即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。我所在的单位2005年开发建立一套人力资源管理系统软件管理系统，这套系统就是依据员工的原始档案信息，建立起员工的基本情况，学历及学位、专业技术职务、行政、党派职务劳动合同、岗位变化、教育培训、职业技能鉴定、从事工种情况、家庭成员及社会关系、离休退休情况、薪酬和职工五项保险、住房公积金等二十几个大项内容，特别增加了员工实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，还将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录也作为人力资源管理信息的一部分，内容更加完整、准确。通过采集、核对、录入、调整、这套人事信息综合系统已正式上线运行，实现了全集团公司员工的人事信息共享，企业管理者可以不用在较短时间内，迅速查阅到所需员工的所有人事档案信息，提高了工作效率。这套系统还可自动生成若干人力资源方面的统计报表，基本实现了人事管理从传统的管理方式向现代化的信息化管理方式的过渡。

　　三、提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识

　　一是加强宣传力度，提高企业决策者对员工人事档案管理工作重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识，要让企业决策者充分认识到，人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对员工本人进行定位的重要参考，人事档案管理并不是可有可无的，它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统，这其中中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。