企业文档管理工作中存在的问题及对策

　　企业文档管理工作是企业工作的重要组成部分。半个世纪以来，我国企业文档管理工作取得了长足发展，为企业建设做出了重要的贡献，但是，我们也看到企业文档管理工作还存在不少薄弱环节，不能适应现代企业发展的需要。本文拟对当前企业文档管理工作中存在的问题进行分析，并提出应采取的解决措施。

　　一、企业文档管理工作在企业管理工作中的重要性

　　企业是企业文件与档案直接形成和有效利用的主要场所。现代企业更加依赖于企业文件与档案信息及其管理工作，企业文件与档案作为企业内部文献信息的重要组成部分，已经成为现代企业生存与发展的必要基础条件。同时，企业文件与档案工作的内容与形式又与企业状况息息相关，受到企业环境的制约和影响，因此作好企业文档管理工作是现代企业发展的需要。

　　二、当前企业文档管理工作中存在的问题

　　（一）、文档管理意识不强

　　长期以来，一些企业领导认为企业的主要工作是生产、宣传，文档工作无足轻重，致使企业文档工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的不利位置。有些企业在定编定岗时，对档案馆的编制过度压缩，造成人手过分紧张；企业内各部门常因归档立卷不及时，造成资料积压甚至丢失；有的文档管理工作thldl.org.cn者因提拔难、待遇低而不能正确认识和评价自己所从事的工作，存在着“做一天和尚撞一天钟”的心态。这使得企业文档管理工作长期处于地位不高、责任不轻、难度不小的尴尬境地。

　　（二）、不合理的文档分工

　　在企业中，文书工作和档案工作由不同部门和人员分别负责的，文书立卷的工作按照规主要应由文书承办部门负责。但是，在实际工作中，企业文书部门往往是将文件处理完毕之后，就弃而不管，到一定的时间就将大量零散的文件交给档案部门，这无形中加重了档案部门的工作量，工作质量也大打折扣。有些企业的文书工作和档案工作是由一个人兼任，平时工作量比较大，制约企业文档工作进一步发展的“瓶颈”。

　　（三）、不科学的立卷和组卷

　　由于企业的业务工作有所不同，所以形成与使用的文件、数量、成分与内容上都各有不同，不可能有一个万灵的公式或机械的固定的方法，供每个企业套。但在实际工作中，企业文书人员一律只选其中的某一个特征，导致档案工作人员整日忙于应付单份文件的接收、登记、整理、立卷和调用，从而腾不出手来做好档案的整理和利用等工作，不能更好的为企业服务。

　　在实际中，文书人员把具有价值的文件材料保存起来。把保存价值悬殊的文件合在一起组卷，给档案部门进行档案鉴定保管和利用工作造成不便，甚至必须拆卷重整，另行编制目录。

　　（四）、管理人员素质偏低

　　目前企业中正科班出身的档案管理人员极少，受过档案管理专业全面培训的工作人员也为数不多。多数管理人员的业务水平和专业技能较低。随着计算机的普及使用，计算机制作文件的企业越来越多，随着企业不断发展，企业需归档的文件数量日益增加，档案利用不断提高，若不改变这种局面，今后档案管理工作将陷入十分尴尬的境地。

　　三、当前企业文档管理工作中应采取的解决措施

　　当前，企业文档管理工作正面临着深刻的改革。上述问题的产生，既有历史的原因，也有现实的原因，要解决这些问题，企业管理部门就必须正视现实，调整管理思路，改进管理方法，适应新形势的要求。

　　（一）、加大宣传力度，提高企业员工文档意识

　　文档工作是企业全局工作的重要组成部分，企业领导及文档管理部门领导要提高对文档管理工作重要性的认识，进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划文档工作的发展方略，积极寻找文档工作同企业中心工作的结合点，实实在在地解决文档工作中存在的问题和困难，促使企业文档工作快速发展。

　　（二）、明确责任，强化文档管理工作者的责任意识

　　坚持推行文书部门或业务部门立卷归档的制度，同时档案部门要积极主动地协助立卷部门做好工作，发挥部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点，提高案卷质量和工作效率，作为一个文书工作人员或档案管理人员，应以高度负责的精神做好自己的本职工作。

　　（三）、运用“六个特征”，掌握科学立卷的方法

　　一般情况下文件可以根据六种特征立卷，按问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，把若干具有相同特征的文件组合在一个案卷内，这就是按文件特征立卷，是一种比较科学的方法，通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用2～3个特征来组立一个案卷，只要掌握基本的方法，再根据本企业的实际情况，灵活抓住文件的主要特征，然后根据文件数量多少，保存价值，文件之间的联系等方面情况，结合其他特征细分，能更好的为企业档案工作服务。

　　（四）、科学组卷，保证企业文件材料的保存价值

　　由于严格的组织管理和生产程序是确保产品质量，增加企业生存和竞争力的关键，而严格的组织管理和生产程序主要是由执行组织管理职能和规定生产程序的现行文件来体现，所以提供丰富的价值的借鉴性史料，便于机关日后工作中对有关文件的继续贯彻执行。在文书材料中，有的效用是一次性的或短时期的。实践证明，对这类文书材料保存最好的方法就是及时地装订成卷。按照一定的制度由文书档案室或交档案馆进行科学管理。以备及时地调卷、查考和利用。

　　（五）、加强观念创新，提高企业文件与档案管理者的素质

　　为了使这项管理走入良性循环发展轨道，需要不断提高其管理者的素质。具体包括：

　　1、提高文件与档案管理机构素质人才的构成比例

　　高素质的文件与档案管理者群体的形成是提高其信息工作整体水平，从而全面、有效地服务于企业各项活动的前提和基础。

　　2、加强对在职文件与档案管理者的培训

　　提高企业高素质的文件与档案管理者的构成比例，加强对其在职人员，特别是中青年专业技术骨干的继续教育，是使文件与档案管理者工作适应企业跨世纪可持续发展需要的重要人才保障。