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一个称职的项目经理要具备的能力

时间:2016-04-07 14:19:54 来源:世界经理人
  1、要易于沟通

  问美国的一位项目管理专家-Dr.William Wells(曾任美国阿波罗登月计划的计划主持人),一位项目经理最需要具备的功夫是什么。那时他的回答是:一位项目管理最需具备的有三件事,第一是沟通,第二是沟通,第三还是沟通。

  请您回想一下,在执行项目时,你花费最多时间在什么部份?跟领导报告工作进度、跟客户介绍产品及说明工作成果、跟项目成员交待工作、跟单位内的其它人员争取支持、跟合作厂商协调配合事项。对项目经理来说,一天内大部份的时间几乎都是在跟人沟通。

  沟通,可以很简单,也可以很复杂。对于部份人来说,反正沟通就是把我的意见表达出来吗,有什么难的。可是在项目过程中有那幺多的人与项目有关,因此要考量的,不仅是把意见表达出来而已,而在于在什么样的时间,运用什么样的方式,将什么样的信息,传达给什么样的人。

  很多项目经理都是属于“被动式的项目经理”。就是你先说你要什么项目信息,我想办法去弄这些信息出来给你。因此,信息整理的工作基本上是没有列入工作管制的,只能够见招拆招,抱着应付的心态来面对信息的供应。

  如果换个比较主动的角度来看,项目经理thldl.com先了解每个与项目有关的人想要知道什么,这些信息一定有重复的地方,然后将这些信息做个整理归类,不等你开口要,我就先提供给你,让你对项目没有疑惑,化被动为主动。这些信息整理归类的动作,直接就纳入在项目经理的工作管制之中,这样对项目经理而言,也没有任何的意外。

  讲起来简单,做起来其实也不难,二个小时就可以做好沟通计划,几个步骤掌握住就好:

  (1)认识项目干系人

  (2)分析项目干系人的信息需求

  (3)依照信息需求找出信息种类

  (4)将信息种类归类

  (5)决定信息传递的周期

  (6)决定信息传递方式

  (7)搜集信息

  (8)传递信息

  (9)检讨信息传递成效

  2、要想的周全

  项目经理有点像魔术师。事前先考虑要表演那些魔术,然后将道具准备好,跟助手、灯光及舞台配合,先仿真演练几遍,指示每个人互动方法,并且事先想到如果发生问题时如何处置,确认都没有问题后,开始表演;表演时要掌控会场气氛,使整个场子有高潮迭起的感觉。如果环节出了问题,要马上能够应变,使节目能够继续下去,而不是就此停顿。节目结束后,感谢每个人的合作,同时检讨整个表演的过程需要改进的地方,如此一段表演才算正式收尾。

  项目经理的责任就是掌控全场,把这段表演完美无缺的呈现出来。不过太难了,执行过的项目的人都知道,首先客户的需求不容易了解,其次计划时间不够,再来执行时问题重重,等到收尾时只能草草了事。

  表演魔术可以事先演练,找出问题先解决,执行项目可没办法先来一遍。因此项目经理能不能够将未来半年、一年或二年如何执行及因应先“演”过一遍,就对项目的成功有很大影响了。而这就靠项目经理做计划的功夫。做计划其实是很烦人的事,相信每个人都有经验。必须考量有多少时间、要怎幺做、有谁可以做、技术上是否可以支持、关键技术是否可以掌握等,做到这个地步,恐怕早已是满身大汗。

  3、要能够预测结果

  计划是“想”,执行是“做”。真的去做的时候,碰到需求能力技术管理人力等问题,都会影响到执行效果。虽然最后都可以完成,但是如果无法推测完成的时间、成本及产出,项目经理就像是那些旅客一样彷徨无助。所以项目经理除了要会做计划之外,还要能综合研判情势,预测项目时间、成本及产出的结果。

  以一个一年的项目来说,开始之后,项目经理就负了成败责任,所有的压力都落在项目经理肩上。每天项目经理要想的,不应该只是谁的问题要怎幺解决,今天的日子要怎么过,而是一年后的今天,我是否可以将客户要的东西按时交付、公司的项目盈余目标可以达成、今天无法达成的,剩下的时间里我应该怎么处理才能达成。

  所以总的来看,项目经理不仅要做Micro Management(细节管理),同时还要做到Macro Management(总体管理)。而要做到Macro Management最基本的作法就是从全面预测项目结果,并且采取各种因应作法。

  要如何预测结果?今天工作延误,明天也会延误,后天也照样会延误,以后到底要如何补回来呢?传统的项目经理在现在这个时点是没有概念的,结果是到项目要结束前才在赶工,到那时候才发现所要花的钱早就把利润吃光了。

  比较好的作法是今天发生问题了,找出原因,评估这个问题如何解决。如果一定得增加时间及人力,那幺假设今天这个工作得延长二周,照着时程表推下去,所有相关工作,包含对人力资源合同商成本的影响为何都要找出来;再往下看,推到项目完成期限,是否会延误(不是所有工作的延误都对项目完成时间有影响的!)。如果有影响,就要思考后续的工作要如何先期调整,以适度的调配资源。要做这些评估,较简单的方式,可能仍得借助项目管理软件。目前项目管理软件,不论是国内或国外的,都能做到计划功能,也能够经由计划的调整,去分析对整体的影响。

  项目经理的工作其实是很复杂。对于一个不愿意看全局的项目经理,这些步骤全部在不知不觉中被省去。但是对于一个企业来说,由一位没有看家本领的项目经理来执行重要的项目,公司的时间、名誉、获利及质量保证,不仅仅是儿戏。

  您的项目经理有没有这些看家本领呢?

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