档案管理工作中的不足及完善措施

　　档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的有保存价值的各种文字、图像、声像及其他形式的原始记录。档案之所以具有这种凭证作用，其主要特点就在于它的原始性强，具有其它资料不可替代的功能和作用。档案管理工作就是对各种档案进行收集、征集，分类、立卷，保管、保护，开发利用。档案收集、征集工作是对现行文件、历史档案进行收集归档，是文件由分散到集中的过程。分类、立卷则是将收集到的档案按一定的分类办法分门别类组成一个个保管单位，以利于档案的保管、保密和提供利用。档案的保管是通过采取各种保护措施，保证其完整与齐全，尽量延长其寿命。档案的开发利用是档案管理工作的目的和归宿，包括档案的检索、编研、提供利用等环节。

　　一、当前档案管理的一些不足

　　在我国，大多数的档案馆都采用传统的完全以手工管理为主的方式进行档案管理工作。以手工检索为中心的着录卡片、目录等，不仅在编制阶段占用大量工作时间，检索过程也非常繁琐。另外，为了保护档案，大中型档案馆都编制了“两套档案”，造成保管费用高涨，大量复制文件的出现又给档案管理带来新的安全问题，更与档案管理的严肃性相抵触。而手工的档案查询方式，更显得信息获取和传递速度的缓慢。

　　具体来说，有以下几方面的不足：

　　1、档案管理手段太原始

　　在信息化时代的今天，手工还运用于文书的整理立卷、归档等档案管理工作thldl.org.cn中。这样就造成立卷程序和方法还有点传统，即根据文件的主要特征或文件的类型，把本单位形成的全部工作文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人的素质、观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式。档案管理采用原分库存方法已不能适应社会的发展，就基建档案来说，一方面旧图纸档案堆积成山，检索极其困难，且保存质量低劣，图纸寿命短而保管费用高；另一方面新图纸档案仍未采用新管理模式归档。

　　2、档案管理的网络化意识不强

　　面对当今网络化时代，档案管理也应该跟上时代，档案管理网络化是以资源建设为核心，信息网络建设为基础，信息法规、标准为保障的综合体系。由于受封闭、守旧的档案管理观念的影响，当前，多数档案管理人员对档案管理网络化的重要性认识不足，观念落后，不重视对档案的优化管理，完全把档案管理看作是“保管型”工作。

　　3、档案管理的意识比较薄弱

　　档案意识不足而导致的问题，都直接影响了档案管理工作的发展。由于受传统档案管理思想及档案自身保密性、利用滞后性等特点的影响，领导、员工对档案管理工作缺乏足够的了解和认识，档案管理意识不强。

　　二、做好档案管理工作的几点思考

　　1、做好档案的信息化工作

　　计算机技术、网络技术、信息技术已逐步被应用于社会各个领域，并显示出极大的优势，使得各行业的现代化管理水平得到不断提高。以传统模式为主的档案管理工作，同样也面临这一问题。一方面，由于现代社会信息的几何递增，各种载体形式的档案资料迅猛增长，传统手工方式对档案信息的查找效率低下，档案管理计算机化需求越来越迫切。